Regulamin home4dogs

1. Operator i zakres usługi

Usługodawcą jest Anna Bradshaw Consulting Services, Kiepury 8A, 96-313 Budy-Grzybek, NIP 5291813181, dalej „Operator”. Kontakt dotyczący usługi, reklamacji i danych: anna@home4dogs.com.

home4dogs umożliwia organizacjom pomagającym zwierzętom założenie konta, pracę zespołową, prowadzenie profili zwierząt, import danych, publikowanie własnej strony i prezentowanie podopiecznych we wspólnej wyszukiwarce. Osoby szukające zwierzęcia mogą przeglądać katalog i kontaktować się bezpośrednio z organizacją bez zakładania konta. Mogą też dobrowolnie założyć konto, aby zachować prywatną listę ulubionych zwierząt i korzystać z niej po zalogowaniu na różnych urządzeniach.

Operator nie prowadzi adopcji, nie zawiera umów adopcyjnych i nie podejmuje decyzji o przekazaniu zwierzęcia. Za przebieg adopcji, aktualność opisów i swoje warunki odpowiada organizacja. Oceny zachowania zwierzęcia opisują wiedzę organizacji i nie stanowią gwarancji jego zachowania w każdym otoczeniu.

Funkcje udostępnione w tej wersji platformy są bezpłatne. Zakup własnej domeny i dostęp do internetu mogą wymagać opłat u innych dostawców. Usługi płatne, jeśli zostaną zaproponowane, wymagają odrębnego, wyraźnego zamówienia; samo konto nie powoduje naliczania opłat.

2. Konto i reprezentowanie organizacji

Osoba zakładająca konto podaje prawdziwe dane, akceptuje regulamin i potwierdza swój adres e-mail. Zapisujemy wersję zaakceptowanego dokumentu oraz datę i godzinę akceptacji. Umowa o prowadzenie konta zostaje zawarta z chwilą skutecznej rejestracji. Potwierdzenie adresu jest wymagane do zapisywania ulubionych na koncie i korzystania z funkcji organizacji. Utworzenie profilu organizacji lub dołączenie do jej zespołu jest opcjonalne — konto może służyć wyłącznie osobie szukającej zwierzęcia do adopcji.

Ulubione zapisane na koncie są prywatne i nie są udostępniane organizacjom ani innym użytkownikom. Dodanie zwierzęcia do ulubionych nie jest zgłoszeniem adopcyjnym ani rezerwacją. Listę można zmieniać w dowolnym momencie. Bez logowania ulubione pozostają w pamięci używanej przeglądarki.

Przy tworzeniu profilu organizacji użytkownik potwierdza upoważnienie do działania w jej imieniu i przyjmuje dla niej regulamin wraz z załącznikiem o powierzeniu danych. Nie wolno zgłaszać cudzej organizacji bez upoważnienia. Operator może poprosić o wyjaśnienie lub potwierdzenie uprawnienia przed publikacją.

Właściciel profilu organizacji zarządza dostępem jej zespołu do platformy. Zaproszenie jest przypisane do adresu e-mail i ważne przez 7 dni. Osoba z rolą „Pracownik” może zarządzać treściami w przyznanym zakresie. Każda osoba korzysta z własnego konta; nie należy udostępniać haseł. Właściciel powinien niezwłocznie odebrać dostęp osobie, która przestała działać dla organizacji.

Powiadomienia o potwierdzeniu konta, zmianie hasła, zaproszeniach i decyzjach dotyczących organizacji są elementem obsługi. Są wysyłane przez home4dogs; nazwa organizacji może pojawić się w treści. Nie oznacza to zgody na marketing. Wiadomości nie są wysyłane z domeny organizacji.

3. Przygotowanie i publikacja strony

Nowa organizacja oczekuje na ocenę administratora. W tym czasie jej zespół może przygotować stronę, dodawać zdjęcia i profile zwierząt oraz importować dane; treści pozostają niepubliczne. Zatwierdzenie udostępnia przygotowaną stronę i profile w katalogu. Wysłanie zgłoszenia jest poleceniem takiej publikacji po zatwierdzeniu.

Strona może mieć własną nazwę, logo, kolory, zdjęcia, opis i zasady adopcji. W stopce pozostaje niewielkie oznaczenie „Powered by home4dogs”. Organizacja wybiera adres w domenie platformy albo własną domenę. Własna domena wymaga prawa do niej, konfiguracji DNS i potwierdzenia przez Operatora; samo zapisanie nazwy w formularzu nie uruchamia domeny.

Organizacja zleca wyświetlanie przeznaczonych do publikacji danych kontaktowych i profili zwierząt zarówno na własnej stronie, jak i we wspólnym katalogu home4dogs, z filtrami, metadanymi dla wyszukiwarek i podglądami udostępnień. Treści publiczne mogą być odczytywane i zapisywane przez odwiedzających, wyszukiwarki i serwisy społecznościowe. Wycofanie treści z platformy nie usuwa automatycznie kopii wykonanych niezależnie przez te podmioty.

Zmiany zapisane po zatwierdzeniu mogą być od razu publiczne. Organizacja powinna na bieżąco aktualizować status adopcji i dane kontaktowe. Operator może zwrócić zgłoszenie do poprawy lub zawiesić publikację, podając powód w panelu. Zawieszenie ogranicza także możliwość edycji do czasu przywrócenia dostępu.

4. Treści, uprawnienia i bezpieczeństwo

Organizacja zachowuje prawa do swoich treści. Udziela Operatorowi niewyłącznego uprawnienia do ich przechowywania, technicznego przetwarzania, skalowania zdjęć oraz prezentowania w ramach zamówionych funkcji platformy i podglądów udostępnień. Nie obejmuje to sprzedaży treści ani wykorzystania w odrębnej kampanii reklamowej bez dodatkowego uzgodnienia.

Dodając zdjęcie, tekst lub logo, organizacja odpowiada za prawo do ich wykorzystania i za zgodność z prawem publikacji danych osobowych, w tym wizerunku. Należy używać kontaktu służbowego lub danych osoby upoważnionej do publicznego kontaktu. Platforma nie służy do przechowywania dokumentów adopcyjnych, danych kandydatów do adopcji, danych szczególnych kategorii ani danych o wyrokach skazujących.

Zabrania się zamieszczania treści bezprawnych, wprowadzających w błąd, naruszających prawa innych osób, złośliwego kodu oraz prób uzyskania dostępu do cudzych kont lub danych. Import pliku nie zwalnia z obowiązku sprawdzenia zaznaczonych wierszy, danych i zdjęć przed zapisem. Nie należy importować danych opiekunów z systemów weterynaryjnych.

Podejrzenie naruszenia zgłoś na anna@home4dogs.com, podając adres profilu, opis problemu i kontakt do odpowiedzi. Operator oceni zgłoszenie, a w razie potrzeby ograniczy dostęp do treści, poinformuje organizację o przyczynie i umożliwi przekazanie wyjaśnień. Przy zagrożeniu bezpieczeństwa lub konieczności wykonania obowiązku wynikającego z przepisów prawa ograniczenie może nastąpić od razu.

5. Warunki techniczne i dostępność

Do korzystania z platformy potrzebne są dostęp do internetu oraz aktualna przeglądarka z włączonym JavaScript i zapisywaniem danych sesji. Korzystanie z konta wymaga również dostępu do podanego adresu e-mail. Zdjęcia przyjmujemy w formatach JPG, PNG lub WebP; obowiązujące limity plików i liczby zdjęć są pokazane w formularzu. Import obsługuje formaty plików wskazane w panelu i przypisywanie kolumn do pól formularza; nie jest stałą synchronizacją z programem źródłowym.

Usługa jest rozwijana. Przerwy mogą wynikać z prac technicznych, awarii lub ograniczeń dostawców. Nie oferujemy umownej gwarancji nieprzerwanej dostępności. Organizacja powinna zachowywać źródłowe zdjęcia i dokumentację, której potrzebuje niezależnie od platformy. To postanowienie nie wyłącza odpowiedzialności wynikającej z przepisów prawa.

6. Rezygnacja, zgłoszenia i zmiany regulaminu

Możesz zrezygnować z konta lub prowadzenia strony w dowolnym momencie, pisząc na anna@home4dogs.com. Przed wykonaniem polecenia Operator potwierdzi uprawnienie i uzgodni, czy dotyczy ono własnego członkostwa, całego zespołu czy strony organizacji. W przypadku rezygnacji właściciela trzeba ustalić, kto zachowa dostęp do danych organizacji.

Reklamację dotyczącą działania usługi prześlij na ten sam adres, opisując problem, moment jego wystąpienia i konto lub stronę, której dotyczy. Nie przesyłaj hasła. Operator odpowie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji. W razie brakujących informacji poprosi o uzupełnienie, nie ograniczając praw wynikających z przepisów.

Operator może zakończyć usługę lub dostęp w razie zaprzestania jej prowadzenia, poważnego naruszenia regulaminu, braku upoważnienia lub obowiązku prawnego. W miarę możliwości wcześniej poinformuje o przyczynie i sposobie odbioru danych; pilne działania zabezpieczające mogą nastąpić bez uprzedzenia. Zwrot lub usunięcie powierzonych danych odbywa się zgodnie z załącznikiem.

Istotne zmiany regulaminu wynikające ze zmiany funkcji, prawa lub zasad bezpieczeństwa będą przedstawione z nowym numerem wersji przed ich zastosowaniem, z możliwością zakończenia korzystania. Nowa akceptacja nie obejmuje wstecz wcześniejszych czynności. Żadne postanowienie nie ogranicza bezwzględnie obowiązujących praw użytkownika, w tym praw konsumenta, jeśli mają zastosowanie.

Akceptacja regulaminu nie jest zgodą na przetwarzanie wszystkich danych. Informacje o własnych celach Operatora znajdują się w polityce prywatności. Opcjonalna analityka wymaga oddzielnego wyboru.

Załącznik 1. Warunki powierzenia danych

Ten załącznik określa zobowiązania organizacji jako administratora oraz Operatora jako podmiotu przetwarzającego wyłącznie w zakresie danych powierzonych do prowadzenia strony i publikacji zleconej przez organizację. Nie zmienia ról wynikających z rzeczywistych celów przetwarzania i nie obejmuje własnych celów Operatora opisanych w polityce prywatności.

A. Przedmiot, czas i polecenia

Organizacja powierza przechowywanie, porządkowanie, modyfikowanie, udostępnianie i usuwanie zwykłych danych osobowych zawartych w jej materiałach: służbowych danych kontaktowych, imion, funkcji, zdjęć i podpisów upoważnionych przedstawicieli, pracowników, wolontariuszy lub innych osób, których publikacja jest zgodna z prawem. Same dane zwierzęcia nie są danymi osobowymi; mogą stać się częścią zbioru takich danych przez powiązanie z człowiekiem. Dokumenty adopcyjne i dane adoptujących są poza zakresem usługi.

Celem jest utrzymanie strony oraz publikacja profili w miejscach wymienionych w punkcie 3 regulaminu. Powierzenie trwa przez świadczenie tej usługi, a następnie przez czas niezbędny do zwrotu lub usunięcia danych. Poleceniami organizacji są ten regulamin, operacje jej uprawnionego zespołu w panelu oraz udokumentowane instrukcje przesłane na adres kontaktowy Operatora.

Organizacja określa legalny zakres publikacji, wykonuje obowiązki informacyjne, rozpatruje wnioski osób dotyczące ich praw i aktualizuje listę upoważnionych użytkowników. Operator przetwarza dane wyłącznie zgodnie z tymi poleceniami, także przy transferach poza EOG, chyba że obowiązek wynika z prawa; wówczas przed czynnością informuje organizację, o ile prawo tego nie zabrania. Operator niezwłocznie informuje, jeśli uzna polecenie za naruszające przepisy ochrony danych.

B. Poufność i środki ochrony

Operator zobowiązuje osoby dopuszczone do danych do poufności lub zapewnia, że podlegają takiemu obowiązkowi wynikającemu z prawa, oraz ogranicza dostęp do niezbędnego zakresu. Stosuje środki odpowiednie do ryzyka: szyfrowane połączenia, indywidualne konta, weryfikację e-maila, kontrolę ról i uprawnień dostępu do danych organizacji, oddzielenie niezatwierdzonych treści od publicznych, kontrolę formatów i wielkości plików, aktualizacje zależności oraz rejestrowanie istotnych operacji uprawnień i zatwierdzeń.

Operator ocenia skuteczność ochrony, utrzymuje możliwość reagowania na incydenty i udostępnia organizacji opis środków, zakres kopii zapasowych oraz procedurę przywrócenia i usunięcia danych odpowiadające faktycznej konfiguracji usługi. Środki należy dostosowywać do zmieniającego się ryzyka bez obniżania uzgodnionego poziomu ochrony.

C. Dalsze powierzenie i transfery

Organizacja udziela ogólnego upoważnienia do korzystania z dostawców wykonujących elementy usługi: Supabase — baza i pliki; Netlify — hosting i obsługa żądań; Resend — dostarczanie zleconych wiadomości. Upoważnienie obejmuje tylko zakres niezbędny do tych funkcji. Narzędzia opcjonalnej analityki Operatora nie są przez ten zapis upoważnione do wykorzystywania powierzonych treści w innym celu.

Operator przed rozpoczęciem dalszego powierzenia zapewnia wiążącą umowę nakładającą odpowiednie obowiązki ochrony danych i odpowiada wobec organizacji za ich wykonanie. Przekazuje organizacji na żądanie aktualną listę podmiotów, zakres czynności, lokalizacje przetwarzania i informacje o zabezpieczeniach transferów, z zachowaniem uzasadnionej ochrony tajemnicy i danych innych podmiotów.

O zamiarze dodania lub zastąpienia podmiotu Operator informuje właściciela organizacji e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej, podając informacje potrzebne do oceny. Organizacja może w tym czasie zgłosić uzasadniony sprzeciw dotyczący ochrony danych. Do jego wyjaśnienia Operator nie powierza jej danych nowemu podmiotowi; jeśli nie da się zapewnić uzgodnionego rozwiązania, strony ustalają zakończenie odpowiedniej usługi i zwrot lub usunięcie danych.

Przekazanie poza EOG wymaga spełnienia warunków rozdziału V RODO i udokumentowania właściwej podstawy oraz ewentualnych środków dodatkowych. Samo wskazanie dostawcy lub ogólna akceptacja regulaminu nie zastępują tych zabezpieczeń.

D. Wnioski osób i naruszenia

Operator niezwłocznie przekazuje organizacji otrzymane żądanie dotyczące powierzonych danych i wspiera jego realizację w zakresie dostępnych funkcji oraz posiadanych informacji. Bez polecenia nie udziela merytorycznej odpowiedzi w imieniu organizacji, chyba że wymaga tego prawo. Pomaga również w ocenie ryzyka, bezpieczeństwa, skutków przetwarzania i ewentualnych konsultacjach z organem nadzorczym.

Po stwierdzeniu naruszenia ochrony powierzonych danych Operator zawiadamia organizację bez zbędnej zwłoki, przekazując dostępny opis zdarzenia, zakres i możliwe skutki, kontakt oraz podjęte lub proponowane działania. Uzupełnia informacje w miarę wyjaśniania zdarzenia i współpracuje przy ograniczeniu skutków. Obowiązek oceny zgłoszenia naruszenia organowi i osobom pozostaje po stronie administratora.

E. Koniec usługi i wykazanie zgodności

Po zakończeniu usługi Operator, zgodnie z wyborem organizacji, zwraca dane w uzgodnionym powszechnie czytelnym formacie lub je usuwa oraz usuwa pozostałe kopie, chyba że prawo nakazuje ich dalsze przechowywanie. Uzgadnia z organizacją zakres, termin i sposób wykonania, a ustalenia dokumentuje, uwzględniając rzeczywisty cykl kopii zapasowych; do czasu usunięcia kopie są chronione i niewykorzystywane do innych celów. Operator potwierdza wykonanie albo wskazuje wymagany prawem zakres dalszego przechowywania.

Operator udostępnia informacje potrzebne do wykazania wykonania tego załącznika i umożliwia uzasadnione audyty lub inspekcje przez organizację albo upoważnionego audytora, uzgadniając sposób chroniący bezpieczeństwo i dane innych organizacji. Współpracuje przy usuwaniu stwierdzonych niezgodności. Uzgodnienia organizacyjne nie mogą uniemożliwiać wykonania prawa do kontroli.